Arbeitszeugnisbewertung Ablauf

Praxistipps

Zeugnis selber schreiben

Es können gute Gründe vorliegen, ein Zeugnis selbst zu verfassen. Häufig fehlt Vorgesetzten die Zeit, sich mit dem scheidenden Mitarbeiter zu beschäftigen und ein aufwändiges Endzeugnis zu entwerfen oder mögliche Konflikte darüber auszutragen. Insbesondere bei Führungskräften wird immer selbstverständlicher davon ausgegangen, dass sie die Fähigkeit besitzen, sich ein angemessenes Zeugnis zu schreiben. Das Angebot, ein Zeugnis selbst zu entwerfen, ist mitunter aber auch wohlwollend gemeint. Drückt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter doch auf diese Art sein Vertrauen aus. Trotz einer großen Anzahl an Ratgebern in Buchform und guter Informationslage im Netz können einige Unsicherheiten bestehen bleiben. Vorab möchten wir Ihnen darum vier allgemeine Hinweise geben, die die Güte eines selbst geschriebenen Zeugnisses ausmachen. Anschließend erfolgt ein detaillierterer Blick auf die Erfordernisse der einzelnen Bausteine "Tätigkeitsbeschreibung", "Leistungsbeurteilung" und "Soziale Kompetenz".   

Allgemeine Qualitätsmerkmale

a) Achten Sie bitte darauf, dass ein einwandfreies Zeugnis präzise und gut strukturiert sowie formal korrekt ist.
Die äußere Form eines Zeugnisses muss schon auf den ersten Blick wertig erscheinen, also klar geordnet, sauber, auf Geschäftspapier gedruckt und mit korrektem Datum sowie Unterschriften mit Funktionsangabe. Auch bei genauer Betrachtung dürfen keine Rechtschreibfehler oder grammatikalische Mängel vorhanden sein. Auch die einzelnen Bausteine eines Zeugnisses (siehe auch Zeugnisaufbau) dürfen inhaltlich nicht vermischt werden und sollten der sogenannten verkehrsüblichen Ordnung entsprechen.

b) Ihr Zeugnis muss vollständig sein, das heißt, dass alle fünf Hauptbestandteile (Einleitung, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, persönliches Verhalten und Schluss) aufgeführt sein müssen.

c) Es ist wichtig, dass die Leistungsbeurteilung mit konkreten Beispielen belegt wird, um ein möglichst genaues Profil der tatsächlichen Fähigkeiten eines Arbeitnehmers zu erstellen. An dieser Stelle ist es von Vorteil, die standardisierten Floskeln um individuelle und konkrete Formulierungen zu ergänzen.

d) Achten Sie darauf, Nichtigkeiten und Allgemeinplätze zu vermeiden. Nichts ist schlimmer, als Aussagen ohne Gehalt, wie z.B. "Herr XY ist eine dynamische Führungspersönlichkeit."  Auch übertriebenes Eigenlob ist schnell unglaubwürdig, wenn ausnahmslos alle Leistungen durch Superlative unterstrichen werden. Ein ausgewogenes Gesamtbild mit differenzierten Beurteilungen ist meist authentischer.

Es geht ins Detail

Wenn die allgemeinen Hinweise berücksichtigt wurden, sollte sich die Aufmerksamkeit nun auf die "Informationstiefe" der einzelnen Gliederungspunkte in dem Zeugnis richten. Das Ziel, ein in sich schlüssiges, nicht laienhaftes Zeugnis zu verfassen, kann unter Berücksichtigung folgender Tipps gelingen:

Die Tätigkeitsbeschreibung: ausgewogen, verständlich, informativ

Die sogenannte Tätigkeitsbeschreibung erfolgt nach der Einleitung und benennt die beruflichen Kernaufgaben eines Arbeitnehmers. Bei der Charakterisierung der Tätigkeiten sollte darauf geachtet, dass:

  • Dritte ohne Schwierigkeiten die beschriebenen Aufgaben nachvollziehen können,
  • Die wichtigsten Aufgaben zu Beginn und die unwichtigsten am Schluss genannt werden,
  • Eventuelle Sonderaufgaben oder eigenverantwortliche Projekte angemessen hervorgehoben werden.
Die Leistungsbeurteilung: vollständig, klar abgegrenzt, widerspruchsfrei

Der Zeugnisschreiber sollte auf die Leistungsbeurteilung besonderen Wert legen, stellt diese doch den eigentlichen Kern eines Zeugnisses dar und weist die häufigste Fehleranfälligkeit auf. Kontrollieren Sie darum sorgfältig, ob alle Aspekte bezogen auf: Fachwissen und Weiterbildung, Arbeitsbefähigung, Arbeitsbereitschaft, Arbeitsweise und Arbeitsergebnis, gegebenenfalls auch Führungskompetenz (siehe Zeugnis für Führungskräfte) aufgeführt und bewertet sind. Es kann ein negativer Eindruck entstehen, wenn einer der Bausteine in Ihrem Zeugnis fehlt. Bekanntlich wird in diesem Zusammenhang von "beredtem Schweigen" gesprochen.  

Das Fachwissen und die Weiterbildung

Beim Fachwissen kann die gesammelte Berufserfahrung dem Inhalt und der Aktualität nach abgebildet werden. Auch die Frage, ob eher ein detailliertes Spezialwissen oder ein breites Allgemeinwissen vorliegt, lässt sich an dieser Stelle differenziert herausarbeiten. Das Weiterbildungsverhalten und der dadurch entstandene Nutzen für das Unternehmen ergänzen den Punkt Fachwissen. Hier wird Auskunft über Lernfreude und konkret erworbene Kenntnisse erteilt. Aber Achtung: ein Zeugnis darf nicht zu lang sein – es wird dann nicht mehr gelesen. Auch für eine Führungskraft, die nach 25 Jahren und vielen Abteilungswechseln das Unternehmen verlässt, sollte das Zeugnis nicht länger als 2,5 Seiten sein. Eine gute Beurteilung des Fachwissens und der Lernaktivität lässt sich mit folgender Formulierung ausdrücken: "Herr XY verfügt über eine große Erfahrung in der Beratung unser Klientel und war sehr motiviert, seine bestehenden Kenntnisse ständig zu erweitern."

Die Arbeitsbefähigung

Die Arbeitsbefähigung steht im Kontext der Zeugnisbeurteilung für die Summe grundlegender Fähigkeiten, die nicht - wie beim Fachwissen - erworben werden können, sondern als Persönlichkeitsmerkmale schon vorhanden sind. Dies bezieht sich beispielsweise auf Intelligenz, analytisches Denkvermögen, Ausdauer und Belastbarkeit uvm. Ein gutes Formulierungsbeispiel für die Arbeitsbefähigung ist: "Frau XY war eine ausdauernde und belastbare Mitarbeiterin. Aufgrund ihres analytischen Denkvermögens trug sie kontinuierlich zur Verbesserung der Arbeitsabläufe bei."  

Die Arbeitsbereitschaft

Die Arbeitsbereitschaft beschreibt ganz grundsätzlich den Einsatzwillen eines Mitarbeiters. Der Grad der Motivation, aber auch die Art und Weise, wie sich der Mitarbeiter für den Unternehmenszweck engagiert, wird in diesem Punkt zur Sprache gebracht. Ein gutes Beispiel für die Arbeitsbereitschaft wäre: "Herr XY brachte sich sehr engagiert in die tägliche Arbeit ein und war jederzeit bereit, Mehrarbeit zu übernehmen."

Die Arbeitsweise

Die Art und Weise wie eine Tätigkeit verrichtet wird, wird allgemeinhin mit Arbeitsweise oder auch Arbeitsstil beschrieben. Hier kommen Merkmale zum Tragen, die gerne auch unter Sekundärtugenden verbucht werden. Fleiß, Gewissenhaftigkeit, Selbständigkeit, aber auch Eigenverantwortung und Systematik. Ein Beispiel für eine gute Beurteilung der Arbeitsweise lautet: "Frau XY zeichnete sich stets durch eine eigenverantwortliche, sorgfältige Arbeitsweise und durch Ordnungssinn aus."  

Das Arbeitsergebnis

Der Erfolg einer Arbeitsleistung wird mit dem Aspekt Arbeitsergebnis beschrieben. Hier wird die Güte (=Qualität) und das Pensum (=Quantität) der Arbeit zur Sprache gebracht. Oft wird dieser Punkt in einem Zeugnis ungenau dargestellt oder ganz vergessen. Denn oft wird sich mehr mit dem Potential eines Mitarbeiters beschäftigt, als mit dem tatsächlichen wirtschaftlichen Nutzen. Das Benennen konkreter Ergebnisse setzt voraus, dass entsprechende Daten während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben und im günstigsten Falle gemeinsam vereinbart wurden. Ist dies nicht der Fall, kann eine allgemeine gute Aussage über das Arbeitsergebnis wie folgt lauten: "Die Qualität seiner Arbeit war stets gut und er überzeugte mit seinen wertvollen Lösungen."

Die Zufriedenheitsformel

Die sogenannte Zufriedenheitsformel fasst die gesamte Beurteilung in einem Satz zusammen und sollte widerspruchsfrei zu den Einzelbewertungen sein. Wenn im Schnitt die "Note Zwei" aus den einzelnen Leistungsmerkmalen erreicht wird, sollte also keine sehr gute oder nur befriedigende Zufriedenheitsaussage erfolgen. Sehr geläufig ist die Formulierung einer guten Beurteilung: "Wir waren mit der Arbeitsleistung von Frau XY stets voll zufrieden."

Soziale Kompetenz: eindeutig, individuell, angemessen

Das persönliche Verhalten, die sogenannte soziale Kompetenz ist in der Regel im Anschluss an die Leistungsbeurteilung aufgeführt. Neben der qualifizierenden Beschreibung des Verhältnisses zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden, kann auch eine persönliche Charakterisierung der Eigenschaften eines Mitarbeiters erfolgen. Die stark formalisierte Zeugnissprache kann durch einen individuellen Ausdruck an dieser Stelle aufgelockert werden. "Das Verhältnis von Frau XY zu Vorgesetzten, Mitarbeitern und Geschäftspartnern war immer einwandfrei. Sie sorgte für ein harmonisches Klima im Team und war für uns und unsere Kunden aufgrund ihrer offenen und zugewandten Art eine immer gern gesehene Ansprechpartnerin." Achten Sie aber unbedingt darauf, dass bei der Aufzählung des Verhältnisses zu "Vorgesetzten, Kollegen, usw." die Reihenfolge korrekt eingehalten wird. Eine vertauschte Reihenfolge steht für ein konfliktreiches Verhältnis mit Vorgesetzten und ist negativ zu bewerten.

Zu guter Letzt:

Die von uns getroffene Auswahl an Informationen soll Ihnen eine schnelle Übersicht über die Vermeidung typischer Fehler und ein Gespür für Ihren gestalterischen Spielraum ermöglichen.

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen viel Erfolg beim Selber-Schreiben! Sollten Sie unsicher sein, begutachten wir natürlich auch das von Ihnen selbst geschriebene Arbeitszeugnis.